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如何去構建自己的時間管理系統

2016-09-13

時間管理這事,說復雜也復雜,說簡單也簡單。

說它復雜,因為這里有很多技巧:批量處理、時間單元、一時一事、碎片時間利用、先啃硬骨頭……不一而足。這些皆為枝節,今下不談。

說它簡單,因為在我的理論體系中,只有三件事是中流砥柱。做好這三件事,便能綱舉目張,成為入門級的時間管理高手。

它們分別是:精細使用時間,壓縮低效活動,構建時間管理系統。

對于前兩件,不僅需要“知其然,知其所以然”,還需要身體力行、不斷修煉,以后有機會細說。對于第三件,相對來說,更容易在短時間內速成。我掐指一算,大約半小時。

今天來說說第三件事。

自己的,小快靈

大點的公司常會安排的員工的職業培訓,其中少不了時間管理的課程。頭一次聽這類課程,你覺得很爽很燃,“收獲頗豐”,好像找到了一把打開超能力的鑰匙,生活就要翻天覆地、脫胎換骨了。

可一到了實戰,你感覺“不得勁”。要么,你覺得總要弄這弄那,好麻煩;要么,你堅持了幾天,發現效果并不明顯。一來二去,你開始認為,所謂的時間管理都是扯淡,“計劃趕不上變化”。接著,又回到了隨心隨性、自由馳騁的老路子。

不是課程沒用,而是你姿勢不對。課程上講了許多技巧:教你思維導圖,教你要事優先,教你四個象限的處理原則……這些或多或少會有用處。但這些獨立的技術,只能碎片化地改變你的行為,即無法支撐整個體系,也不能持續地驅動你的生活,更不會系統地改造你自身。

所以,我覺得,課程培訓里,那些技術枝節不重要,重要的是時間管理的思路和系統設計的邏輯。你要用這套思路,構建一個小快靈的自己的時間管理系統。這才是精髓所在。

這有兩個要點:

第一,自己的。

要有自己的時間管理系統。

不要照搬課程或書上的方法,那樣做的結果大概率是“不好使”。

千人千面,不同的性格、習慣、行業和工作內容,必然對應著不同的管理工具。你很難想象,“奔波在外的銷售”和“整天坐班的HR”,會用同一套工具來管理時間。真若如此,就說明那套東西很粗放,不能敏感地匹配不同人群,更談不上精細地提升效率。

你需要的是一套量身定做、嚴絲合縫的系統。像一套私人訂制的西裝,精細貼合你的工作生活,以提升你個人機器的運轉效率。你會根據自己的需求去設計細節。而一切的出發點是“更舒服、更高效”。如人飲水,冷暖自知,你的感受只有自己知道,沒人能代替你做這個事情。

一千人眼里,有一千個哈姆雷特,也有一千套時間系統。

第二,小快靈。

在我的實踐里,很少使用GTD軟件或APP來管理時間。我覺得那樣太重了:越是深度開發的軟件,越讓我覺得失去靈活性,也離“自行設計”的理念越遠。

“每次接到事項,都要打開APP,花幾秒進行錄入”的動作不會讓我感到舒服;我也不會習慣“奔波了一天,回家后還要專門花時間,打開電腦,錄入或刪除事項”……這增加了負擔,傷害了效率。

太復雜的邏輯、太復雜的方法,都和我的初衷背道而馳。我追求的是個幫手,而不是個累贅。

我常用的只是:手機、電腦、A4紙、郵箱、云筆記。都是最普通的東西。通過對它們的組合設計,捏合成最舒服順手的工具。它的自由度很高,調整起來很方便;它很輕,你可以隨時拎包出門,絲毫不影響打仗。一切的出發點都是“更舒服、更高效”。“好用與否”是這里檢驗真理的唯一標準。

我要一把靈巧鋒利的匕首,而不是一臺沉重臃腫的大炮。

在我的舊文《一個小快靈的郵件管理方法》里,就呈現了這樣一個時間管理系統。那段時間,我的主要工作是運營管理,所以郵箱是主要載體。后來工作內容有了些變化,泡在市場前線的時間多了,這套系統就不那么合身了。

于是,我使用了下面這個系統。

舉個例子

在印象筆記建四個文檔:“todo池”、“todo now”、“todo short”和“todo long”。

它們的分工是這樣的:

todo池:收集來的待辦事項。它們還沒來得及處理歸檔,橫七豎八地趟在這里。

todo now:立即要做的事。如:老板的一切指示、客戶急需的項目數據、火急火燎的事故處理……大原則是:盡量讓“todo now”處于清空狀態。

todo short:稍后要做的事情。這個“稍后”可能指的是半天或一天。它們需要在較短的期限內完成,但不如“todo now”們緊急,可以“稍放一放”。只要保證“todo now”全部處理完畢,再來應付這個標簽,就可以很從容了。

todo long:較長要做的事情。這個“long”可能是一周甚至更長。其中事項可能是:下周三要參加的飯局、兩周后需要提交的合同樣本等。

這四個文檔在不斷動態迭代:完成了的,就銷項了;“todo now”清空了,會有部分“todo short”的部分事項升級上來。

場景變成了這樣

路上接到電話,有幾個事要處理。如果它很緊急,則立即處理;如果它能在1分鐘內解決(比如轉發微信、通知某人),則立即處理;如果它不那么緊急,則速記下來,扔到“todo池”里。記下來了,就不會丟了;心里踏實,腦子里不再惦記了。

上午等電梯,打開iphone,看看“todo now”(以前這個時間是拿來刷朋友圈了),琢磨下這個事的處理思路,想想那個電話該怎么打。

到了公司,集中精力,逐一地處理“todo now”。不做完不休息。當清空“todo now”時,心里踏實了,松一口氣。

“在咖啡廳等人”或“外出的出租上”,剛好有十來分鐘的空閑,打開全鍵盤手機,清理“todo池”,剪切粘貼,讓各個事項去到該去的地方。如果還有時間?摟一眼“todo short”,順手清掉了幾件事,銷項,翻篇,釋放大腦內存。

回家路上,花五分鐘做個梳理:有的事項,做完了就刪除了;有的事項,升級了;有的事項,臨時想起來,新增上去。當“todo now”再度空空如也,感覺心如止水、中氣十足。

根據個人需求,我會有微調。比如把“schedule”模塊嵌入到“todo now”里。里面記錄了事件的日期節點,一目了然,不會遺漏。

如此,生活進入了可控、有序、高效的狀態。

再啰嗦幾句

1、外接硬盤

大腦的擅長是思考,而不是記憶。硬盤和紙筆的擅長才是記憶。對于我等天賦平平的普通人,本來大腦內存就小,若還要純用腦力承擔瑣碎事務的記憶工作,必然不勝其苦。

以上這套行為,相當于外接了一個移動硬盤,通過一個不太復雜的方法,將并非必要的記憶工作承接了下來。從而將我的腦力解放出來,去做更多的發散思考和邏輯推理。

以前腦子里裝10件事都會混成一鍋粥,現在接收100件事也不會覺得混亂。這就是時間管理創造的生產力。

2、todo驅動

這套系統并不復雜,但它極大地簡化了我的生活。一個很大的好處是,它讓我的生活變成了“todo驅動”。

我會進行深度思考,會審視大方向,也會擬定中長期的目標計劃,然后將計劃分解到這套系統里。

努力不再是一個抽象的感念,而是一個個具體的、可觸摸的事項。想要變得更好?很簡單,去完成“銷項”就好了。就像高中時的寫作業,完成一項,劃掉一項。

你付出的點點滴滴,都沒有浪費,都在做正功。這種感覺,會讓你更有努力的動力。

3、不拘一格

不要拘泥于格式。美觀和整潔并不是最重要的。你是寫給自己看的,舒服好用才是王道。太追求外形美觀和格式整齊,反而會拖低效率。

實際上,我更傾向于信筆涂鴉式的記錄,更快更省時。自己能看懂就行。

4、不要照搬

上面的例子只是拋磚引玉。我用的很舒服,到給你那可能就不痛快。機械照搬式的拿來主義,不一定給你最好的使用體驗。回爐再造是必要的過程。相較于具體細節,本文的思路才是更值得借鑒參考的。

毛主席說,“自己動手,豐衣足食”;巴菲特說,“學我者生,似我者死”。

5、常常梳理

系統做好了,就要經常用。它是來幫你解決問題的,不是擺在客廳里裝點門面的。

如果你磨合出了一套很舒服的系統,那它的使用頻率會很高。水乳交融,它融入你的生活,成為你身體的一部分。

而梳理,是系統的潤滑油,是一個常態化的動作,是保證機器順暢運轉的必要方式。為什么我不斷強調“小快靈”:只有足夠輕便,梳理起來才會毫不費力,才會消除你內心的抵觸抗拒。

6、云筆記

云筆記是很有用的工具。我可以用全鍵盤手機躺在沙發上做編輯,也可以用iphone隨時進行的查看閱讀,還可以坐在筆電腦前地制訂一個月的計劃。云筆記能在多個終端進行同步互通,這讓事情變得高效方便。

我習慣用印象筆記,但這并非必須。市面上有很多云筆記,選一款舒服合適的就好。如果實在不喜歡,iphone自帶的備忘錄也可以滿足基本需求。

7、適度管理

講創業的時候,有一點很重要:適度管理。管理服務于業務,夠用就好。到什么階段,用什么程度的管理。一個初創企業,上來就套用五百強的管理流程,那只會消耗有限的創業資源。

同樣的道理,時間管理為生活運轉服務,它只是一項工具。產出為本,工具為用。不是為了時間管理而管理,更好的表現、更強的輸出才是我們的目標所在。

信息來源:未知

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如何去構建自己的時間管理系統

時間管理這事,說復雜也復雜,說簡單也簡單。

說它復雜,因為這里有很多技巧:批量處理、時間單元、一時一事、碎片時間利用、先啃硬骨頭……不一而足。這些皆為枝節,今下不談。

說它簡單,因為在我的理論體系中,只有三件事是中流砥柱。做好這三件事,便能綱舉目張,成為入門級的時間管理高手。

它們分別是:精細使用時間,壓縮低效活動,構建時間管理系統。

對于前兩件,不僅需要“知其然,知其所以然”,還需要身體力行、不斷修煉,以后有機會細說。對于第三件,相對來說,更容易在短時間內速成。我掐指一算,大約半小時。

今天來說說第三件事。

自己的,小快靈

大點的公司常會安排的員工的職業培訓,其中少不了時間管理的課程。頭一次聽這類課程,你覺得很爽很燃,“收獲頗豐”,好像找到了一把打開超能力的鑰匙,生活就要翻天覆地、脫胎換骨了。

可一到了實戰,你感覺“不得勁”。要么,你覺得總要弄這弄那,好麻煩;要么,你堅持了幾天,發現效果并不明顯。一來二去,你開始認為,所謂的時間管理都是扯淡,“計劃趕不上變化”。接著,又回到了隨心隨性、自由馳騁的老路子。

不是課程沒用,而是你姿勢不對。課程上講了許多技巧:教你思維導圖,教你要事優先,教你四個象限的處理原則……這些或多或少會有用處。但這些獨立的技術,只能碎片化地改變你的行為,即無法支撐整個體系,也不能持續地驅動你的生活,更不會系統地改造你自身。

所以,我覺得,課程培訓里,那些技術枝節不重要,重要的是時間管理的思路和系統設計的邏輯。你要用這套思路,構建一個小快靈的自己的時間管理系統。這才是精髓所在。

這有兩個要點:

第一,自己的。

要有自己的時間管理系統。

不要照搬課程或書上的方法,那樣做的結果大概率是“不好使”。

千人千面,不同的性格、習慣、行業和工作內容,必然對應著不同的管理工具。你很難想象,“奔波在外的銷售”和“整天坐班的HR”,會用同一套工具來管理時間。真若如此,就說明那套東西很粗放,不能敏感地匹配不同人群,更談不上精細地提升效率。

你需要的是一套量身定做、嚴絲合縫的系統。像一套私人訂制的西裝,精細貼合你的工作生活,以提升你個人機器的運轉效率。你會根據自己的需求去設計細節。而一切的出發點是“更舒服、更高效”。如人飲水,冷暖自知,你的感受只有自己知道,沒人能代替你做這個事情。

一千人眼里,有一千個哈姆雷特,也有一千套時間系統。

第二,小快靈。

在我的實踐里,很少使用GTD軟件或APP來管理時間。我覺得那樣太重了:越是深度開發的軟件,越讓我覺得失去靈活性,也離“自行設計”的理念越遠。

“每次接到事項,都要打開APP,花幾秒進行錄入”的動作不會讓我感到舒服;我也不會習慣“奔波了一天,回家后還要專門花時間,打開電腦,錄入或刪除事項”……這增加了負擔,傷害了效率。

太復雜的邏輯、太復雜的方法,都和我的初衷背道而馳。我追求的是個幫手,而不是個累贅。

我常用的只是:手機、電腦、A4紙、郵箱、云筆記。都是最普通的東西。通過對它們的組合設計,捏合成最舒服順手的工具。它的自由度很高,調整起來很方便;它很輕,你可以隨時拎包出門,絲毫不影響打仗。一切的出發點都是“更舒服、更高效”。“好用與否”是這里檢驗真理的唯一標準。

我要一把靈巧鋒利的匕首,而不是一臺沉重臃腫的大炮。

在我的舊文《一個小快靈的郵件管理方法》里,就呈現了這樣一個時間管理系統。那段時間,我的主要工作是運營管理,所以郵箱是主要載體。后來工作內容有了些變化,泡在市場前線的時間多了,這套系統就不那么合身了。

于是,我使用了下面這個系統。

舉個例子

在印象筆記建四個文檔:“todo池”、“todo now”、“todo short”和“todo long”。

它們的分工是這樣的:

todo池:收集來的待辦事項。它們還沒來得及處理歸檔,橫七豎八地趟在這里。

todo now:立即要做的事。如:老板的一切指示、客戶急需的項目數據、火急火燎的事故處理……大原則是:盡量讓“todo now”處于清空狀態。

todo short:稍后要做的事情。這個“稍后”可能指的是半天或一天。它們需要在較短的期限內完成,但不如“todo now”們緊急,可以“稍放一放”。只要保證“todo now”全部處理完畢,再來應付這個標簽,就可以很從容了。

todo long:較長要做的事情。這個“long”可能是一周甚至更長。其中事項可能是:下周三要參加的飯局、兩周后需要提交的合同樣本等。

這四個文檔在不斷動態迭代:完成了的,就銷項了;“todo now”清空了,會有部分“todo short”的部分事項升級上來。

場景變成了這樣

路上接到電話,有幾個事要處理。如果它很緊急,則立即處理;如果它能在1分鐘內解決(比如轉發微信、通知某人),則立即處理;如果它不那么緊急,則速記下來,扔到“todo池”里。記下來了,就不會丟了;心里踏實,腦子里不再惦記了。

上午等電梯,打開iphone,看看“todo now”(以前這個時間是拿來刷朋友圈了),琢磨下這個事的處理思路,想想那個電話該怎么打。

到了公司,集中精力,逐一地處理“todo now”。不做完不休息。當清空“todo now”時,心里踏實了,松一口氣。

“在咖啡廳等人”或“外出的出租上”,剛好有十來分鐘的空閑,打開全鍵盤手機,清理“todo池”,剪切粘貼,讓各個事項去到該去的地方。如果還有時間?摟一眼“todo short”,順手清掉了幾件事,銷項,翻篇,釋放大腦內存。

回家路上,花五分鐘做個梳理:有的事項,做完了就刪除了;有的事項,升級了;有的事項,臨時想起來,新增上去。當“todo now”再度空空如也,感覺心如止水、中氣十足。

根據個人需求,我會有微調。比如把“schedule”模塊嵌入到“todo now”里。里面記錄了事件的日期節點,一目了然,不會遺漏。

如此,生活進入了可控、有序、高效的狀態。

再啰嗦幾句

1、外接硬盤

大腦的擅長是思考,而不是記憶。硬盤和紙筆的擅長才是記憶。對于我等天賦平平的普通人,本來大腦內存就小,若還要純用腦力承擔瑣碎事務的記憶工作,必然不勝其苦。

以上這套行為,相當于外接了一個移動硬盤,通過一個不太復雜的方法,將并非必要的記憶工作承接了下來。從而將我的腦力解放出來,去做更多的發散思考和邏輯推理。

以前腦子里裝10件事都會混成一鍋粥,現在接收100件事也不會覺得混亂。這就是時間管理創造的生產力。

2、todo驅動

這套系統并不復雜,但它極大地簡化了我的生活。一個很大的好處是,它讓我的生活變成了“todo驅動”。

我會進行深度思考,會審視大方向,也會擬定中長期的目標計劃,然后將計劃分解到這套系統里。

努力不再是一個抽象的感念,而是一個個具體的、可觸摸的事項。想要變得更好?很簡單,去完成“銷項”就好了。就像高中時的寫作業,完成一項,劃掉一項。

你付出的點點滴滴,都沒有浪費,都在做正功。這種感覺,會讓你更有努力的動力。

3、不拘一格

不要拘泥于格式。美觀和整潔并不是最重要的。你是寫給自己看的,舒服好用才是王道。太追求外形美觀和格式整齊,反而會拖低效率。

實際上,我更傾向于信筆涂鴉式的記錄,更快更省時。自己能看懂就行。

4、不要照搬

上面的例子只是拋磚引玉。我用的很舒服,到給你那可能就不痛快。機械照搬式的拿來主義,不一定給你最好的使用體驗。回爐再造是必要的過程。相較于具體細節,本文的思路才是更值得借鑒參考的。

毛主席說,“自己動手,豐衣足食”;巴菲特說,“學我者生,似我者死”。

5、常常梳理

系統做好了,就要經常用。它是來幫你解決問題的,不是擺在客廳里裝點門面的。

如果你磨合出了一套很舒服的系統,那它的使用頻率會很高。水乳交融,它融入你的生活,成為你身體的一部分。

而梳理,是系統的潤滑油,是一個常態化的動作,是保證機器順暢運轉的必要方式。為什么我不斷強調“小快靈”:只有足夠輕便,梳理起來才會毫不費力,才會消除你內心的抵觸抗拒。

6、云筆記

云筆記是很有用的工具。我可以用全鍵盤手機躺在沙發上做編輯,也可以用iphone隨時進行的查看閱讀,還可以坐在筆電腦前地制訂一個月的計劃。云筆記能在多個終端進行同步互通,這讓事情變得高效方便。

我習慣用印象筆記,但這并非必須。市面上有很多云筆記,選一款舒服合適的就好。如果實在不喜歡,iphone自帶的備忘錄也可以滿足基本需求。

7、適度管理

講創業的時候,有一點很重要:適度管理。管理服務于業務,夠用就好。到什么階段,用什么程度的管理。一個初創企業,上來就套用五百強的管理流程,那只會消耗有限的創業資源。

同樣的道理,時間管理為生活運轉服務,它只是一項工具。產出為本,工具為用。不是為了時間管理而管理,更好的表現、更強的輸出才是我們的目標所在。

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